OneNote 2016 là một chương trình tuyệt vời để ghi, lưu trữ và đồng bộ hóa các ghi chú, nhưng làm cách nào để bảo vệ thông tin cá nhân mà bạn lưu trữ trong các sổ ghi chép đó? Đừng lo lắng – bạn có thể giữ chúng an toàn bằng mật khẩu.

LIÊN QUAN: Cách đồng bộ hóa sổ ghi chép OneNote 2016 với tài khoản OneDrive của bạn và truy cập chúng ở mọi nơi

Các phần sổ ghi chép bảo vệ bằng mật khẩu là một trong những tính năng hữu ích mà OneNote có mà Evernote không có. Bạn không thể bảo vệ mật khẩu toàn bộ sổ ghi chép trong OneNote, chỉ các phần trong sổ ghi chép. Tuy nhiên, nếu bạn bảo vệ mọi phần trong sổ ghi chép, thì về cơ bản toàn bộ sổ ghi chép sẽ được bảo vệ.

LƯU Ý: Phiên bản miễn phí của OneNote đi kèm với Windows 10 cho phép bạn xem các phần sổ ghi chép được bảo vệ, nhưng bạn không thể áp dụng mật khẩu cho các phần không được bảo vệ bằng ứng dụng đó. Bạn phải sử dụng chương trình máy tính để bàn đầy đủ, OneNote 2016. Bạn có thể tải nó bằng cách nhấp vào liên kết “Windows Desktop” trên trang này.

Để bảo vệ mật khẩu một phần của sổ ghi chép, hãy mở sổ ghi chép có chứa phần bạn muốn bảo vệ. Sau đó, nhấp chuột phải vào tab phần bạn muốn bảo vệ và chọn “Bảo vệ phần này bằng mật khẩu” từ menu bật lên. Khi bạn nhấp chuột phải vào tab phần, phần đó sẽ tự động trở thành phần hoạt động nếu trước đó không phải như vậy, đó là những gì chúng tôi muốn.

Ngăn Bảo vệ bằng Mật khẩu hiển thị ở phía bên phải của cửa sổ OneNote. Đảm bảo rằng phần đang hoạt động là phần bạn muốn bảo vệ, sau đó nhấp vào “Đặt mật khẩu”.

Trên hộp thoại Bảo vệ bằng Mật khẩu, nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng hai lần và sau đó nhấp vào “OK”.

Khi bạn áp dụng mật khẩu cho một phần, phần đó không tự động bị khóa ngay lập tức. Để khóa tất cả các phần bạn đã bảo vệ bằng mật khẩu, hãy nhấp vào “Khóa tất cả”. Theo mặc định, các phần được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ bị khóa sau khi bạn không làm việc trong đó trong năm phút. Khoảng thời gian này có thể được thay đổi và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện sau trong bài viết này.

Khi một phần bị khóa, bạn sẽ thấy thông báo cho bạn biết phần đó được bảo vệ bằng mật khẩu khi bạn nhấp vào tab phần đó. Nhấp vào trang phần hoặc nhấn Enter để mở khóa.

Trên hộp thoại Phần được Bảo vệ, nhập mật khẩu của bạn và nhấp vào “OK”.

Nếu bạn muốn thay đổi mật khẩu trên sổ ghi chép, hãy nhấp vào tab cho phần mà bạn muốn thay đổi mật khẩu và nhấp vào “Thay đổi mật khẩu” trên ngăn Bảo vệ bằng mật khẩu.

Nhập mật khẩu cũ của bạn vào hộp đầu tiên, sau đó nhập mật khẩu mới vào hộp thứ hai và thứ ba và nhấp vào “OK”.

Nếu bạn quyết định không muốn bảo vệ mật khẩu của một phần nhất định nữa, bạn cũng có thể xóa mật khẩu. Để làm như vậy, hãy đảm bảo rằng tab phần đó đang hoạt động và sau đó nhấp vào “Xóa mật khẩu” trên ngăn Bảo vệ bằng mật khẩu.

Nhập mật khẩu cho phần đó vào hộp thoại Xóa mật khẩu và nhấp vào “OK”.

Có một số mẹo bạn nên biết ở cuối ngăn Bảo vệ bằng mật khẩu. Để truy cập các tùy chọn bổ sung cho mật khẩu, hãy nhấp vào liên kết “Tùy chọn mật khẩu” ở cuối ngăn.

Màn hình Nâng cao trên hộp thoại Tùy chọn OneNote sẽ hiển thị. Cuộn xuống phần Mật khẩu. Chúng tôi đã đề cập trước đó rằng các phần được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ tự động khóa khi bạn không làm việc trong đó trong năm phút. Để thay đổi khoảng thời gian đó, hãy chọn một tùy chọn khác từ danh sách thả xuống ở bên phải của hộp kiểm “Khóa các phần được bảo vệ bằng mật khẩu sau khi tôi không làm việc với chúng trong khoảng thời gian sau”.

Bạn cũng có thể khóa các phần được bảo vệ bằng mật khẩu ngay lập tức khi bạn nhấp vào tab phần khác bằng cách chọn hộp “Khóa các phần được bảo vệ bằng mật khẩu ngay khi tôi điều hướng khỏi chúng”.

Sau khi bạn đã thực hiện các thay đổi của mình, hãy nhấp vào “OK” để chấp nhận chúng và đóng hộp thoại Tùy chọn OneNote.

Nếu bạn đã làm việc xong với ngăn Bảo vệ bằng mật khẩu, bạn có thể đóng nó bằng cách nhấp vào “X” ở góc trên bên phải của ngăn. Bạn luôn có thể mở lại nó bằng cách nhấp chuột phải vào tab phần bất kỳ và chọn “Bảo vệ phần này bằng mật khẩu” từ menu bật lên.

Một trong những lợi ích của việc sử dụng OneNote để lưu trữ thông tin là thông tin của bạn có sẵn trên các thiết bị khác, chẳng hạn như thiết bị iOS và Android, cũng như trên Windows. Bạn có thể truy cập các phần sổ ghi chép bị khóa của mình trên OneNote cho iOS và Android chỉ bằng cách nhấn vào màn hình trên tab phần.

Sau đó, nhập mật khẩu của bạn và nhấn vào “Mở khóa” ở góc trên bên phải của màn hình.

Lưu ý rằng bạn không thể áp dụng mật khẩu cho các phần sử dụng ứng dụng OneNote dành cho thiết bị di động. Bạn phải sử dụng phiên bản máy tính của OneNote 2016 dành cho Windows hoặc Mac.

Tham khảo (HowToGeek)