Tất cả chúng ta đều có một vài đoạn văn bản lớn mà chúng ta phải nhập thường xuyên – như địa chỉ của bạn, tên hoặc cụm từ dài hoặc thậm chí là bảng và hình ảnh mà bạn thường sử dụng. Tính năng AutoText trong Word cho phép bạn lưu trữ các đoạn văn bản này và nhanh chóng chèn chúng bằng một vài lần nhấn phím, do đó bạn có thể ít tốn thời gian gõ hơn.

Tính năng Văn bản tự động đã là một phần của Office từ lâu, nhưng bây giờ là một phần của Phần nhanh, đã được thêm vào Office 2007. Ngoài các mục nhập Văn bản tự động, tính năng Phần nhanh cho phép bạn chèn các thuộc tính tài liệu (chẳng hạn như tiêu đề và tác giả. ) và các trường (chẳng hạn như ngày tháng và số trang). Mục Quick Parts và AutoText còn được gọi là “Khối xây dựng” và Word đi kèm với nhiều khối xây dựng được xác định trước. Bạn cũng có thể thêm nhiều khối xây dựng tùy chỉnh như bạn muốn.

LƯU Ý: Trước đây chúng tôi đã viết về cách tham chiếu văn bản từ các tài liệu khác trong Word để bạn có thể chèn nội dung có thể sử dụng lại vào các tài liệu khác sẽ tự động cập nhật. Thủ thuật được thảo luận trong bài viết đó tương tự như sử dụng mục nhập Văn bản tự động. Tuy nhiên, khi nội dung được chèn bằng mục nhập Văn bản tự động, nội dung đó sẽ KHÔNG được cập nhật tự động khi bạn thay đổi mục nhập Văn bản tự động.

Có những phần mềm khác, như PhraseExpress miễn phí cho Windows, thực hiện một nhiệm vụ tương tự trên toàn hệ thống. Điều đó thật tuyệt vời vì nó hoạt động trong mọi ứng dụng, không chỉ Word, nhưng AutoText có một vài lợi thế của riêng nó – cụ thể là nó có nhiều tùy chọn định dạng hơn (đặc biệt là các tùy chọn dành riêng cho Word) hơn PhraseExpress và nó có sẵn ở bất kỳ đâu Word. Vì vậy, nếu bạn không được phép cài đặt các chương trình của bên thứ ba trên máy tính làm việc của mình, bạn vẫn có thể sử dụng Văn bản tự động.

LIÊN QUAN: Cách tham chiếu văn bản từ các tài liệu khác trong Microsoft Word

Bạn chỉ có thể lưu trữ các mục nhập Văn bản tự động trong các mẫu, không phải trong chính các tài liệu. Theo mặc định, các mục nhập Văn bản tự động mới được lưu trữ trong mẫu Normal.dotm. Điều này giới hạn tính khả dụng của các mục nhập Văn bản tự động đối với máy của bạn, trừ khi bạn chia sẻ mẫu Normal.dotm của mình với các máy khác. Bạn có thể thêm mục nhập Văn bản tự động vào các mẫu tùy chỉnh, nhưng có những hạn chế với điều này mà chúng ta sẽ thảo luận sau trong bài viết này.

Cách tạo một mục nhập văn bản tự động mới

Để bắt đầu, hãy tạo một tài liệu Word mới và nhập nội dung (văn bản, hình ảnh, bảng, v.v.) mà bạn muốn thêm làm mục nhập Văn bản tự động. Sau đó, đánh dấu nội dung và nhấp vào tab “Chèn”.

LIÊN QUAN: Cách hiển thị các ký tự không in được trong Word

Nếu bạn muốn văn bản mục nhập AutoText của mình được lưu trữ với định dạng đoạn văn cho tất cả các đoạn văn trong mục nhập, bao gồm cả đoạn cuối cùng, hãy đảm bảo rằng dấu phân đoạn ở cuối đoạn cuối cùng được bao gồm trong lựa chọn của bạn. Dấu phân đoạn lưu trữ định dạng cho đoạn văn. Khi bạn không chọn dấu phân đoạn ở cuối đoạn, đoạn văn đó sẽ sử dụng kiểu đoạn văn của văn bản xung quanh khi bạn chèn nó. Nếu bạn không thấy dấu phân đoạn ở cuối mỗi đoạn, bạn có thể chọn hiển thị chúng trong các tùy chọn. Bất kỳ định dạng ký tự nào bạn đã áp dụng cho nội dung Văn bản tự động sẽ được tự động lưu trữ trong mục nhập Văn bản tự động.

Trong phần “Văn bản”, hãy nhấp vào nút “Khám phá các bộ phận nhanh” và di chuột qua “Văn bản tự động” trên menu thả xuống. Sau đó, chọn “Lưu lựa chọn vào Thư viện văn bản tự động” từ menu con.

LƯU Ý: Bạn có thể nhận thấy tùy chọn “Lưu Lựa chọn vào Thư viện Bộ phận Nhanh” có sẵn trực tiếp trên menu “Bộ phận Nhanh”. Tùy chọn này thêm văn bản đã chọn làm mục nhập “Bộ phận nhanh”, không phải mục nhập “Văn bản tự động”. Các mục “Quick Parts” và “AutoText” đều là các khối xây dựng. Bạn có thể thêm mục nhập theo cách đó, nhưng chúng ta sẽ thảo luận về việc thêm nó làm mục nhập Văn bản tự động.

Hộp thoại “Tạo Khối Công trình Mới” sẽ hiển thị. Nhập tên cho mục nhập Văn bản tự động trong hộp chỉnh sửa “Tên”.

Chúng tôi khuyên bạn nên đặt tên của các mục nhập Văn bản tự động đủ khác nhau để bạn chỉ phải nhập một vài ký tự của tên để chèn từng mục nhập vào tài liệu. Nếu nhiều mục nhập Văn bản tự động có tên rất giống nhau, bạn sẽ phải nhập đủ tên để Word biết bạn muốn chèn mục nào.

Bạn cũng có thể thay đổi danh mục cho mục này. Danh sách thả xuống “Danh mục” cung cấp tùy chọn “Tạo Danh mục Mới” cho phép bạn thêm mục nhập Văn bản tự động này vào một danh mục tùy chỉnh. Bạn cũng có thể thay đổi “Thư viện” mà mục nhập được tạo.

Danh sách thả xuống “Tùy chọn” cho phép bạn chỉ định cách mục nhập được chèn vào tài liệu. Nếu bạn đang chèn một đoạn văn bản nhỏ, chẳng hạn như tên công ty, hãy chọn “Chỉ chèn nội dung” để chèn nội dung của mục nhập vào dòng tại con trỏ. Bạn cũng có thể chèn nội dung dưới dạng đoạn văn của chính nó hoặc trên trang của chính nó (hoàn hảo để tạo các trang bìa tiêu chuẩn).

Chấp nhận cài đặt mặc định cho danh sách thả xuống “Lưu vào”. Thao tác này sẽ lưu mục nhập Văn bản tự động trong mẫu Thông thường của bạn.

LIÊN QUAN: Làm thế nào để được thông báo khi Word muốn lưu các thay đổi vào mẫu thông thường

Khi bạn đã thiết lập mục nhập Văn bản tự động mới, hãy nhấp vào “OK”.

Khi bạn đóng tài liệu Word cuối cùng mà bạn đã mở, hộp thoại sau có thể hiển thị hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi được thực hiện đối với mẫu Normal.dotm hay không, nếu bạn đã bật tùy chọn được nhắc lưu mẫu Thường. Để lưu mục nhập Văn bản tự động của bạn trong mẫu “Normal.dotm”, hãy nhấp vào “Lưu”.

Cách Chèn Mục nhập Văn bản Tự động vào Tài liệu

Bây giờ chúng ta đã tạo một mục nhập Văn bản tự động mới, hãy chèn nó vào tài liệu. Tạo tài liệu Word mới hoặc mở tài liệu hiện có. Nhấp lại vào tab “Chèn” và di chuyển chuột qua “Văn bản tự động” trên menu thả xuống. Bạn sẽ nhận thấy rằng mục nhập Văn bản tự động mà bạn đã thêm có sẵn trực tiếp trên menu con “Văn bản tự động”. Chọn nó để chèn nội dung vào mục đó.

Bạn cũng có thể chèn một mục nhập Văn bản mẫu đơn giản bằng cách bắt đầu nhập tên của mục nhập Văn bản tự động. Một cửa sổ bật lên nhỏ hiển thị với tên của mục nhập Văn bản tự động phù hợp và hướng dẫn yêu cầu bạn nhấn “Enter” để chèn. Nhấn “Enter” để chèn toàn bộ mục nhập Văn bản tự động vào tài liệu của bạn. Bạn cũng có thể nhấn “F3”.

Nội dung của mục nhập Văn bản tự động được chèn vào, hoàn chỉnh với định dạng và ngắt dòng ban đầu.

Để chèn các mục nhập Văn bản tự động nhanh hơn và dễ dàng hơn, bạn có thể thêm nút “Văn bản tự động” vào Thanh công cụ truy cập nhanh.

Cách bật “Hiển thị đề xuất tự động điền”

Nếu bạn không thấy đề xuất Tự động điền khi nhập tên mục nhập Văn bản tự động, bạn có thể phải bật tùy chọn “Hiển thị đề xuất Tự động điền”.

Để bật “Hiển thị Đề xuất Tự động Hoàn thành”, hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới và nhấp vào tab “Tệp”.

Trên màn hình hậu trường, hãy nhấp vào “Tùy chọn” trong danh sách các tùy chọn ở bên trái.

Nhấp vào “Nâng cao” trong danh sách các mục ở phía bên trái của hộp thoại “Tùy chọn Word”.

Trong phần “Tùy chọn chỉnh sửa”, hãy nhấp vào hộp kiểm “Hiển thị đề xuất Tự động điền” để có dấu kiểm trong hộp.

Bây giờ, bạn sẽ có thể nhấn “Enter” sau khi nhập một phần tên của mục nhập Văn bản tự động để chèn nó.

Cách chỉnh sửa nội dung của một mục nhập văn bản tự động hiện có

Giả sử bạn đã chuyển đến một ngôi nhà mới và bạn cần thay đổi địa chỉ của mình trong mục nhập Văn bản tự động. Điều đó dễ thực hiện. Chỉ cần nhập mục nhập như bạn muốn vào tài liệu Word mới, chọn mục đó, sau đó truy cập menu con “Văn bản tự động” như chúng ta đã thảo luận trước đó. Chọn tùy chọn “Lưu lựa chọn vào Thư viện văn bản tự động” trên menu con bên dưới bất kỳ mục nhập Văn bản tự động nào hiện có.

Nhập tên giống với mục nhập Văn bản tự động hiện có trong hộp chỉnh sửa “Tên” và nhấp vào “OK”.

Một hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị. Nhấp vào “Có” để thay thế mục nhập Văn bản tự động trước đó bằng mục nhập mới.

Bây giờ, bạn có thể chèn mục nhập Văn bản tự động đã cập nhật vào bất kỳ tài liệu Word mới hoặc hiện có nào như bạn đã làm trước đây.

LƯU Ý: Hãy nhớ rằng, việc thay đổi mục nhập Văn bản tự động KHÔNG thay đổi nội dung của mục nhập đó trong bất kỳ tài liệu hiện có nào mà bạn đã chèn nó. Nội dung đã sửa đổi của mục nhập Văn bản tự động chỉ được sử dụng khi chèn mục nhập bất kỳ lúc nào sau khi thay đổi.

Cách chỉnh sửa các thuộc tính của một mục nhập văn bản tự động hiện có

Ngoài việc chỉnh sửa nội dung của mục nhập Văn bản tự động, bạn cũng có thể thay đổi các thuộc tính của mục nhập, chẳng hạn như mẫu mà nó được lưu trữ, danh mục, v.v.

Để thực hiện việc này, hãy tạo một tài liệu Word mới hoặc mở một tài liệu hiện có. Nhấp vào tab “Chèn” và sau đó nhấp vào nút “Khám phá các bộ phận nhanh” trong phần “Văn bản”. Chọn “Công cụ tổ chức khối xây dựng” trên menu thả xuống.

Hộp thoại “Công cụ tổ chức khối xây dựng” sẽ hiển thị. Danh sách tất cả các “Khối xây dựng” sẽ hiển thị, hiển thị “Tên” của mỗi khối và chúng nằm trong “Thư viện”, “Danh mục” và “Mẫu” nào. Chúng được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái theo “Thư viện”. Mục nhập “Địa chỉ” mới của chúng tôi được liệt kê ở trên cùng vì nó nằm trong thư viện “Văn bản tự động”. Bấm vào mục nhập để chọn nó. Bản xem trước của mục nhập sẽ hiển thị ở phía bên phải của hộp thoại.

Sau khi chọn mục nhập “Địa chỉ”, hãy nhấp vào “Chỉnh sửa Thuộc tính” bên dưới danh sách “Khối xây dựng”.

Hộp thoại tương tự sẽ hiển thị như khi bạn tạo mục nhập Văn bản tự động; tuy nhiên, bây giờ nó được gọi là “Sửa đổi khối xây dựng”. Chúng tôi sẽ thay đổi “Tùy chọn” thành “Chèn nội dung vào đoạn văn của chính nó, vì vậy địa chỉ luôn được chèn bắt đầu trên một dòng riêng biệt, ngay cả khi con trỏ ở cuối dòng khác. Nhấp vào “OK” khi bạn đã thực hiện thay đổi.

Một hộp thoại xác nhận lại hiển thị, xác nhận rằng bạn muốn thay thế mục nhập Văn bản tự động bằng mục đã sửa đổi. Nhấp vào “Có”.

Cách xóa mục nhập văn bản tự động

Nếu bạn phát hiện ra rằng bạn không cần mục nhập Văn bản tự động nữa, bạn có thể xóa nó khỏi bộ sưu tập các khối xây dựng. Để xóa mục nhập Văn bản tự động, hãy mở hộp thoại “Công cụ tổ chức khối xây dựng”, như được mô tả trong phần cuối cùng. Chọn mục nhập Văn bản tự động mà bạn muốn xóa và nhấp vào “Xóa” bên dưới danh sách “Khối xây dựng”.

Hộp thoại xác nhận hiển thị hỏi bạn có chắc chắn muốn xóa khối xây dựng đã chọn hay không, trong trường hợp này là mục nhập Văn bản tự động. Nhấp vào “Có” để xóa mục nhập. Bạn sẽ trở lại hộp thoại “Công cụ tổ chức khối xây dựng”. Nhấp vào “Đóng” để đóng nó và quay lại tài liệu của bạn.

Văn bản tự động dường như có một điểm khó hiểu khi sử dụng mẫu tùy chỉnh. Chúng tôi đã thử nghiệm thêm mục nhập Văn bản tự động vào mẫu tùy chỉnh, nhưng khi chúng tôi tạo tài liệu mới dựa trên mẫu đó, mục nhập Văn bản tự động không khả dụng. Tuy nhiên, khi chúng tôi tạo một tài liệu mới dựa trên mẫu Thường và sau đó đính kèm mẫu tùy chỉnh vào tài liệu đó, mục nhập Văn bản tự động đã có sẵn. Vì vậy, nếu bạn muốn lưu các mục nhập Văn bản tự động trong mẫu tùy chỉnh của riêng mình, hãy đảm bảo đính kèm mẫu vào tài liệu của bạn sau khi tạo chúng, nếu không các mục nhập Văn bản tự động của bạn sẽ không khả dụng. Nếu bạn phát hiện ra khác, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận.

Các phiên bản cũ hơn của Word (2003 trở về trước) cho phép bạn sao chép các mục nhập Văn bản tự động từ mẫu này sang mẫu khác. Tuy nhiên, kể từ Word 2007, chức năng đó đã bị loại bỏ.

Tham khảo (HowToGeek)