Có thể chia sẻ tài liệu để cộng tác là một khả năng vô giá trong các ứng dụng văn phòng hiện nay. Bộ ứng dụng văn phòng iWork của Apple cũng không khác, bao gồm khả năng chia sẻ không chỉ từ OS X mà còn cả iCloud.

Hôm nay chúng ta sẽ thảo luận về cách chia sẻ tài liệu iWork bao gồm các tệp Pages, Numbers và Keynote. Một trong những điều thú vị khi có thể chia sẻ tài liệu iWork là bạn không cần phải sử dụng OS X để làm như vậy. Apple cung cấp cho bất kỳ ai đăng ký tài khoản iCloud khả năng đó.

Nếu bạn đã có địa chỉ e-mail, bạn có thể đăng ký tài khoản iCloud, tạo và chia sẻ tài liệu iWork.

Khi tạo hoặc mở tài liệu iWork trên iCloud.com, bạn sẽ thấy biểu tượng chia sẻ ở phần trên cùng bên phải của thanh công cụ (được đánh dấu màu đỏ).

Nhấp vào nút này sẽ mở ra hộp thoại chia sẻ, từ đó bạn có thể cấp cho bất kỳ ai có liên kết (và mật khẩu, nếu bạn quyết định thêm), quyền chỉnh sửa hoặc xem đơn giản.

Sau khi được chia sẻ, bạn có tùy chọn gửi liên kết đến tài liệu qua email cho bất kỳ ai bạn muốn cộng tác. Bạn vẫn có thể thêm mật khẩu hoặc ngừng chia sẻ tài liệu.

Nếu bạn là người dùng OS X, thì thật dễ dàng chia sẻ tài liệu ngay từ tất cả các ứng dụng iWork. Hơn nữa, những tài liệu này (hoặc nên) tự động được đồng bộ hóa với iCloud để bạn có thể cộng tác với bất kỳ ai có liên kết.

Để chia sẻ từ iWork cho OS X, hãy nhấp vào nút chia sẻ ở phần trên cùng bên phải của thanh công cụ phía trên. Chọn, “Chia sẻ liên kết qua iCloud”.

Cũng giống như trên iCloud, bạn có các tùy chọn để thay đổi quyền từ “Cho phép chỉnh sửa” thành “Chỉ xem”. Một lần nữa, bạn cũng có thể thêm mật khẩu nếu muốn mức độ bảo mật cao hơn.

Ngoài ra, bạn có một số tùy chọn để chia sẻ tài liệu.

Nếu bạn có bất kỳ tài khoản Internet nào được liên kết với OS X, thì bạn có thể chia sẻ trên Twitter hoặc Facebook.

Nếu bạn đã chia sẻ một tài liệu, thì bạn có thể xem cài đặt chia sẻ và thực hiện các thay đổi, nếu cần.

Ví dụ: đây là tài liệu chúng tôi đã chia sẻ, cho phép chỉnh sửa. Như với chia sẻ từ iCloud, bạn sẽ có các tùy chọn tương tự. Một lần nữa, bạn có thể thêm mật khẩu sau khi chia sẻ (chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã nói với bất kỳ ai mà bạn đã chia sẻ mật khẩu), thay đổi quyền hoặc ngừng chia sẻ hoàn toàn.

Và, nhấp vào biểu tượng chia sẻ bên cạnh liên kết sẽ chỉ cho bạn tất cả các cách mà bạn có thể phổ biến tài liệu.

Thật không may, và đây là một cảnh báo khá lớn, bạn không thể theo dõi các thay đổi đối với tài liệu và cộng tác (chỉnh sửa) cùng một lúc.

Điều này có vẻ như nó có thể là một vấn đề khá lớn khi nói đến sự hợp tác thực sự. Nếu bạn đang chia sẻ một tài liệu giữa một số tác giả khác và tất cả họ đều đang thực hiện thay đổi, thì có vẻ như không cần phải nói rằng một người có thể muốn theo dõi bất kỳ thay đổi nào mà các tác giả khác thực hiện.

LIÊN QUAN: Cách đồng bộ danh bạ, lời nhắc và hơn thế nữa với iCloud

Tuy nhiên, thật tuyệt khi bạn có thể chia sẻ tài liệu iWork một cách dễ dàng, không chỉ giữa những người dùng Mac khác mà với bất kỳ ai có tài khoản iCloud.

Quy trình chia sẻ giống nhau cho dù bạn đang sử dụng Pages, Numbers hay Keynote, vì vậy một khi bạn biết cách làm như vậy với một tài khoản, bạn sẽ nhanh chóng chia sẻ những người khác.

Tham khảo (HowToGeek)