Có nhiều lý do tại sao bạn có thể muốn bảo vệ tài liệu. Dù là gì đi nữa, bạn có thể muốn đặt tài liệu ở chế độ chỉ đọc mà không cần mật khẩu để mở. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một vài phương pháp khác nhau để thực hiện việc này.

Phương pháp đầu tiên liên quan đến việc gán mật khẩu để bảo vệ tài liệu khỏi bị sửa đổi. Trước đây chúng tôi đã chỉ cho bạn hai phương pháp để gán mật khẩu để mở tài liệu. Khi bạn đã truy cập vào hộp thoại “Tùy chọn chung”, bạn có thể gán mật khẩu để mở và / hoặc sửa đổi tài liệu. Nếu bạn nhập mật khẩu vào hộp chỉnh sửa “Mật khẩu để sửa đổi” nhưng không nhập vào hộp chỉnh sửa “Mật khẩu để mở”, tài liệu sẽ được mở ở chế độ chỉ đọc mà người dùng không cần phải nhập mật khẩu. Mật khẩu chỉ được yêu cầu nếu họ cố gắng thay đổi tài liệu.

Sau khi bạn nhấp vào “OK” trên hộp thoại “Tùy chọn chung”, hộp thoại “Xác nhận mật khẩu” sẽ hiển thị. Nhập lại mật khẩu vào hộp chỉnh sửa “Nhập lại mật khẩu để sửa đổi” và nhấp vào “OK”. Bạn được đưa trở lại hộp thoại “Lưu dưới dạng”. Nhấp vào “Lưu” để lưu tài liệu với mật khẩu để sửa đổi.

Khi bạn mở tài liệu, hộp thoại “Mật khẩu” sẽ hiển thị. Bạn có tùy chọn nhập mật khẩu để có thể sửa đổi tài liệu. Tuy nhiên, bất kỳ ai không có mật khẩu đều có thể nhấp vào “Chỉ đọc” để mở tài liệu ở chế độ Chỉ đọc. Họ có thể xem và đọc tài liệu, nhưng họ sẽ không thể thực hiện thay đổi nếu không biết mật khẩu.

Phương pháp thứ hai để tạo tài liệu chỉ đọc không yêu cầu mật khẩu để mở là sử dụng tính năng chỉnh sửa hạn chế. Chúng ta đã nói về việc hạn chế định dạng và chỉnh sửa trong Word trước đây, nhưng lần này chúng ta sẽ sử dụng tính năng hạn chế chỉnh sửa cho một mục đích khác. Mở tài liệu bạn muốn ở dạng chỉ đọc và nhấp vào tab “Xem lại”.

Trong phần “Bảo vệ”, hãy nhấp vào “Hạn chế chỉnh sửa”.

LƯU Ý: Nếu cửa sổ quá nhỏ để phần “Bảo vệ” hiển thị hai nút trong đó, hãy nhấp vào nút “Bảo vệ” và nhấp vào “Hạn chế chỉnh sửa” từ hộp thả xuống.

Ngăn “Hạn chế chỉnh sửa” hiển thị ở phía bên phải của cửa sổ Word. Trong phần “Chỉnh sửa thay đổi”, hãy nhấp vào hộp kiểm “Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu” để có một dấu kiểm trong hộp.

Chọn “Điền vào biểu mẫu” từ danh sách thả xuống.

Nhấp vào “Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ” ở cuối ngăn “Hạn chế Chỉnh sửa”.

Trên hộp thoại “Bắt đầu thực thi bảo vệ”, hãy nhập mật khẩu vào hộp chỉnh sửa “Nhập mật khẩu mới (tùy chọn)”. Sau đó, nhập cùng một mật khẩu vào hộp chỉnh sửa “Nhập lại mật khẩu để xác nhận” và nhấp vào “OK”.

Để đóng ngăn “Hạn chế chỉnh sửa”, hãy nhấp vào “X” ở góc trên bên phải của ngăn.

Lần tiếp theo bạn mở tài liệu, nó sẽ mở ở chế độ chỉ đọc.

Để mở lại tài liệu bình thường, hãy chọn “Chỉnh sửa tài liệu” từ menu “Xem”.

Tài liệu được hiển thị bình thường trở lại, nhưng bạn vẫn phải tắt chế độ bảo vệ. Để thực hiện việc này, hãy nhấp lại vào “Hạn chế chỉnh sửa” trong phần “Bảo vệ” của tab “Xem lại”. Sau đó, nhấp vào “Dừng bảo vệ” ở cuối tab “Hạn chế chỉnh sửa”.

Trên hộp thoại “Bỏ bảo vệ tài liệu”, nhập mật khẩu vào hộp chỉnh sửa “Mật khẩu” và nhấp vào “OK”. Lưu tệp lại.

Một cách khác để đặt tài liệu Word ở chế độ chỉ đọc là thay đổi một thuộc tính trên tệp đó trong Windows (không phải trong Word). Để thực hiện việc này, hãy mở Windows Explorer (hoặc File Explorer trong Windows 8.1 hoặc 10) và điều hướng đến thư mục chứa tệp bạn muốn đặt ở chế độ chỉ đọc. Chọn tệp, nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Thuộc tính” từ menu bật lên.

Hộp thoại “Thuộc tính” hiển thị. Đảm bảo rằng tab “Chung” đang hoạt động. Trong phần “Thuộc tính”, hãy nhấp vào hộp kiểm “Chỉ đọc” để có dấu kiểm trong hộp. Nhấp vào “OK”.

Lần tiếp theo bạn mở tài liệu, tài liệu sẽ tự động được mở ở chế độ Chỉ đọc, như hình ở đầu bài viết này. Tuy nhiên, phương pháp cuối cùng này không đảm bảo tài liệu của bạn sẽ được mở ở dạng chỉ đọc. Bất kỳ ai khác đều có thể tắt thuộc tính chỉ đọc trên tệp trong Windows dễ dàng như bạn đã bật.

Tham khảo (HowToGeek)