Khi bạn biết bạn sẽ vắng mặt trong văn phòng trong vài ngày, bạn có thể thiết lập Trợ lý vắng mặt để trả lời tự động, cho mọi người biết rằng bạn đang tận hưởng kỳ nghỉ của mình trong khi họ đang gặp khó khăn trong công việc.

LIÊN QUAN: Cách quản lý email tốt hơn trong Outlook với các bước và quy tắc nhanh

Để tạo thư trả lời vắng mặt trong Outlook, chúng tôi sẽ tạo một mẫu email với thư mà chúng tôi muốn sử dụng và sau đó tạo quy tắc sẽ gửi thư trả lời kèm theo thư đó cho tất cả các email mà chúng tôi nhận được trong một phạm vi ngày cụ thể.

LƯU Ý: Outlook phải mở để quy tắc chạy và thư trả lời vắng mặt của bạn sẽ được gửi. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn bật máy tính và Outlook chạy khi bạn không ở văn phòng.

Bước một: Tạo mẫu tin nhắn

Để tạo mẫu thư trong Outlook, hãy đảm bảo rằng tab “Trang chủ” đang hoạt động và nhấp vào nút “Email mới” trong phần Mới.

Nhập tin nhắn bạn muốn gửi dưới dạng trả lời tự động vào hộp tin nhắn. Không nhập địa chỉ email Đến hoặc Chủ đề. Sau đó, nhấp vào tab “Tệp”.

Nhấp vào “Lưu dưới dạng” trong danh sách các tùy chọn ở phía bên trái của màn hình hậu trường.

Trên hộp thoại Lưu dưới dạng, chọn “Mẫu Outlook (* .oft)” từ menu thả xuống “Lưu dưới dạng”.

Bạn được đưa đến thư mục mẫu người dùng. Nhập tên cho mẫu vào hộp “Tên tệp”, giữ phần mở rộng “.oft” và nhấp vào “Lưu”.

Nếu bạn muốn sao chép mẫu email trả lời vắng mặt của mình sang một PC khác hoặc sao lưu nó, đường dẫn đầy đủ đến thư mục mẫu người dùng là C:Users<username>AppDataRoamingMicrosoftTemplates . Thay thế <username> với tên người dùng Windows của bạn.

Đóng cửa sổ tin nhắn bằng cách nhấp vào nút “X” ở góc trên bên phải.

Một hộp thoại hiển thị hỏi bạn có muốn lưu bản nháp của thư hay không. Bạn không cần phải làm như vậy bởi vì bạn đã lưu nó dưới dạng mẫu, nhưng bạn có thể làm nếu bạn muốn. Nhấp vào “Có” nếu bạn muốn lưu bản nháp hoặc “Không” nếu bạn không lưu.

Bước hai: Tạo quy tắc để tự động trả lời tin nhắn email mới

Bây giờ, chúng tôi đã có mẫu email trả lời vắng mặt, chúng tôi sẽ tạo một quy tắc để sử dụng mẫu đó để trả lời tất cả các thư đến trong một phạm vi ngày cụ thể. Đảm bảo rằng tab “Trang chủ” đang hoạt động.

Trong phần Di chuyển, nhấp vào nút “Quy tắc” và chọn “Quản lý Quy tắc & Cảnh báo” từ menu thả xuống.

Bạn cũng có thể nhấp vào tab “Tệp” để truy cập màn hình hậu trường. Đảm bảo rằng màn hình “Thông tin” đang hoạt động (nhấp vào “Thông tin” ở bên trái nếu cần) và sau đó nhấp vào nút “Quản lý Quy tắc & Cảnh báo”.

Trên hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, hãy đảm bảo rằng địa chỉ email mà bạn muốn áp dụng quy tắc này được chọn trong menu thả xuống “Áp dụng các thay đổi cho thư mục này”. Nếu bạn muốn quy tắc này áp dụng cho tất cả các tài khoản của mình trong Outlook, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều đó ở phần sau của bài viết này. Nhấp vào tab “Quy tắc email” nếu nó chưa hoạt động, sau đó nhấp vào nút “Quy tắc mới”.

Trên màn hình đầu tiên của hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc, hãy nhấp vào “Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được” trong phần “Bắt đầu từ quy tắc trống”. Tùy chọn được thêm vào hộp “Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch chân)”. Không có gì để chỉnh sửa cho phần này của quy tắc, vì vậy hãy nhấp vào nút “Tiếp theo” để tiếp tục.

Màn hình thứ hai trên hộp thoại Rules Wizard cho phép bạn chọn các điều kiện để kiểm tra khi bạn nhận được email. Để gửi thư trả lời vắng mặt của bạn trong một phạm vi ngày cụ thể, hãy chọn hộp “nhận được trong một khoảng ngày cụ thể” trong hộp “Bước 1: Chọn điều kiện”. Điều kiện được thêm vào hộp “Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch chân)”, giống như trước đây, nhưng lần này, có một phần của mô tả để chỉnh sửa. Để thêm phạm vi ngày, hãy nhấp vào liên kết “trong một phạm vi ngày cụ thể” trong hộp Bước 2.

Trên hộp thoại Ngày nhận, chọn hộp “Sau”, nhấp vào menu thả xuống và nhấp vào ngày mà sau đó bạn muốn gửi thư trả lời vắng mặt tự động. Ví dụ: nếu bạn muốn thư trả lời vắng mặt của mình bắt đầu được gửi vào ngày 8 tháng 2, hãy chọn ngày 7 tháng 2 cho Sau ngày.

Sau đó, chọn hộp “Trước”, chọn một ngày từ menu thả xuống ngày ở bên phải của hộp kiểm Trước. Ngày bạn chọn phải là ngày sau khi bạn muốn ngừng gửi thư trả lời vắng mặt. Ví dụ: nếu bạn muốn ngày 15 tháng 2 là ngày cuối cùng bạn gửi thư trả lời vắng mặt, hãy chọn ngày 16 tháng 2 làm Ngày trước.

Ngày bạn đã chọn được thêm vào điều kiện trong hộp Bước 2. Nhấp vào nút “Tiếp theo” trên hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc để tiếp tục.

Trên màn hình thứ ba trên hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc, bạn chọn những gì bạn muốn thực hiện với các email đến trong phạm vi ngày. Chúng tôi muốn trả lời tất cả các email bằng cách sử dụng mẫu mà chúng tôi đã tạo trong phần đầu tiên, vì vậy chúng tôi chọn hộp “trả lời bằng cách sử dụng mẫu cụ thể” trong hộp “Bước 1: Chọn (các) hành động”. Để chọn mẫu chúng tôi đã tạo, hãy nhấp vào liên kết “một mẫu cụ thể” trong hộp “Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch dưới)”.

Trên hộp thoại Chọn mẫu trả lời, chọn “Mẫu người dùng trong hệ thống tệp” từ menu thả xuống “Xem trong”.

Chọn mẫu bạn đã tạo (trong trường hợp của chúng tôi là mẫu “Trả lời vắng mặt”) và nhấp vào nút “Mở”.

Đường dẫn đầy đủ đến mẫu đã chọn được thêm vào hành động đã chọn. Nhấp vào nút Next để tiếp tục.

Trên màn hình Trình hướng dẫn quy tắc thứ tư, bạn có thể chọn bất kỳ ngoại lệ nào bạn muốn áp dụng cho quy tắc, chẳng hạn như nếu bạn muốn loại trừ một số người hoặc nhóm nhất định (“ngoại trừ nếu từ mọi người hoặc nhóm công khai”). Chúng tôi sẽ không thêm bất kỳ ngoại lệ nào vào quy tắc của mình, vì vậy hãy nhấp vào nút “Tiếp theo” để tiếp tục.

Nhập tên cho quy tắc trong hộp “Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này”. Hộp “Bật quy tắc này” được chọn theo mặc định, vì vậy quy tắc sẽ tự động được bật. Tuy nhiên, đừng lo lắng. Nó sẽ không chạy cho đến sau Ngày bạn đã chỉ định.

Chúng tôi không muốn chạy quy tắc trên các thư đã có trong hộp thư đến của mình, vì vậy hãy bỏ chọn hộp “Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong Hộp thư đến”. Nếu bạn muốn chạy quy tắc này trên tất cả các tài khoản email của mình trong Outlook, hãy chọn hộp “Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản”. Nhấp vào nút “Hoàn tất”.

Quy tắc được thêm vào danh sách. Nhấp vào “OK” để đóng hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo.

Bây giờ, khi ai đó gửi email cho bạn vào ngày bạn đã chỉ định, họ sẽ tự động nhận được thông báo trong mẫu email bạn đã tạo.

Mặc dù người gửi nhận được thư trả lời tự động nói rằng bạn không có mặt tại văn phòng, bạn vẫn nhận được email của họ với biểu tượng cho biết thư trả lời tự động đã được gửi. Tuy nhiên, bạn có thể cảm thấy hợp lý khi bỏ qua nó cho đến khi bạn quay trở lại.

Khi phạm vi ngày trên quy tắc đã trôi qua, quy tắc sẽ không áp dụng cho các email đến. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tắt quy tắc. Để làm như vậy, hãy mở lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo như được mô tả trước đó và bỏ chọn hộp bên trái quy tắc trong danh sách. Nhấp vào “OK” để đóng hộp thoại.

Khi bạn sử dụng quy tắc này để gửi thư trả lời vắng mặt tự động, thư trả lời sẽ được gửi một lần cho mỗi người gửi trong một phiên Outlook. Phiên là khi bạn mở Outlook cho đến khi bạn thoát khỏi ứng dụng. Điều này ngăn không cho các thư trả lời trùng lặp được gửi đến cùng một người gửi, người gửi cho bạn nhiều thư. Outlook theo dõi ai đã nhận được phản hồi tự động trong mỗi phiên nhưng danh sách này được đặt lại khi bạn thoát Outlook. Vì vậy, hãy để Outlook mở (không thoát và mở lại) để quy tắc sẽ chạy và thư trả lời vắng mặt tự động được gửi đến tất cả những người gửi email cho bạn và do đó người gửi không nhận được nhiều thư trả lời vắng mặt.

Tham khảo (HowToGeek)