Nếu bạn là một trong những người có bảng trắng hoặc sổ ghi chú với danh sách việc cần làm ngày càng phát triển hoặc bàn làm việc và màn hình của bạn được trang trí bằng Post-it® nhắc nhở bạn về các sự kiện quan trọng, thì đây là bài viết dành cho bạn.

Outlook sẽ cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm bao gồm các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện tất cả các việc, chẳng hạn như đặt ngày đến hạn, lời nhắc, danh mục và hơn thế nữa. Toàn bộ vấn đề là tạo ra một loại danh sách nhiệm vụ tích cực hơn mà bạn có thể tương tác và sẽ giữ cho bạn trung thực.

Làm việc trong Chế độ xem Công việc

Gần đây, chúng tôi đã thảo luận về các phức tạp khác nhau của Outlook 2013, vì vậy nếu bạn chưa quen với nó, chúng tôi khuyên bạn nên đọc phần giới thiệu của chúng tôi.

Nếu không, hãy mở Outlook lên đến dạng xem Nhiệm vụ và xem xét xung quanh. Thoạt nhìn, bạn sẽ nhận thấy nó khá trống rỗng và cằn cỗi. Đó là bởi vì chúng tôi vẫn chưa lấp đầy nó với vô số công việc cần làm và những việc lặt vặt phải chạy.

Hãy xem qua và hướng dẫn bạn cách sử dụng Công việc như một người chuyên nghiệp và tổ chức hơn nữa cuộc sống của bạn với Outlook. Với một chút thời gian và công việc, bạn sẽ có một tập hợp toàn diện các nhiệm vụ, bạn có thể thiết lập để nhắc nhở bạn khi chúng đến hạn hoặc thậm chí bạn có thể giao chúng cho người khác!

Thêm công việc

Để bắt đầu, bạn sẽ muốn thêm các nhiệm vụ. Bạn sẽ nhận thấy rằng có ngăn thư mục quen thuộc dọc theo bên trái. Bạn có thể thêm các thư mục mới vào dạng xem này, sau đó sắp xếp các nhiệm vụ của bạn thành các danh mục một cách hiệu quả. Bạn thậm chí có thể tạo một nhóm thư mục mới để có thể tách các nhiệm vụ của mình giữa công việc và cuộc sống cá nhân, nếu cần.

LIÊN QUAN: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về Microsoft Outlook 2013

Để bắt đầu, bạn sẽ nhận thấy rằng có một nhóm thư mục nhiệm vụ gọi Nhiệm vụ của tôi và hai thư mục nhiệm vụ phụ: Danh sách việc cần làm và Công việc. Nếu chúng ta nhấp chuột phải vào thư mục trên cùng, chúng ta có thể tạo một “Nhóm thư mục mới” mà chúng ta sẽ đặt tên là Nhiệm vụ công việc.

Bạn có thể thêm một công việc nhanh bằng cách nhấp vào “Nhấp vào đây để thêm một Công việc mới” hoặc bạn có thể nhấp vào “Công việc Mới” trên dải băng Trang chủ. Kiểm tra nhiệm vụ không có tiêu đề sau, bạn có thể áp dụng một số tùy chọn, hiển thị Nhiệm vụ, Chi tiết của nó, cũng như quản lý nó.

Hãy điền vào nhiệm vụ của chúng ta một chút với một số chi tiết cơ bản và sau đó nhấp vào “Lưu & Đóng”. Bạn có thể chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc (nếu có), trạng thái, mức độ ưu tiên và phần trăm hoàn thành. Bạn cũng có thể chọn hộp “Lời nhắc” và để Outlook cho bạn biết khi nhiệm vụ của bạn sắp đến hạn.

Xem, sửa đổi và cập nhật công việc

Sau khi tạo một vài nhiệm vụ, chúng tôi có thể thấy chúng được liệt kê trong chế độ xem Công việc của chúng tôi. Bạn có thể thực hiện một số thao tác mày mò cơ bản ở đây như thay đổi ngày đến hạn hoặc gán danh mục, nhưng nếu bạn thực sự muốn xem và chỉnh sửa, bạn cần nhấp đúp để mở nó.

Đây là nhiệm vụ của chúng tôi một lần nữa. Chúng tôi có thể thực hiện các thay đổi đối với nó, chẳng hạn như trạng thái hoặc mức độ ưu tiên hoặc chúng tôi có thể nhấp vào nút “Chi tiết”.

Nếu có các chi tiết khác liên quan đến nhiệm vụ, bạn có thể điền chúng vào đây. Mặc dù điều này có thể không phù hợp với hầu hết mọi người, nhưng nếu bạn giao dịch với các nhà thầu hoặc nhà tư vấn độc lập, thì đây là một nơi tuyệt vời để theo dõi số tiền họ định chi cho bạn.

Có một số điều khác mà chúng ta có thể đề cập trước khi chuyển sang phần lặp lại. Trong khi bạn đang xem xét trong giao diện nhiệm vụ, hãy dành một chút thời gian để lưu ý rằng bạn có thể xóa hoặc chuyển tiếp nhiệm vụ nếu bạn quyết định nó không đáng để theo đuổi hoặc bạn cần người khác đóng góp ý kiến.

Bạn cũng có thể quản lý nhiệm vụ, chẳng hạn như đánh dấu nó đã hoàn thành, giao nó và gửi báo cáo trạng thái. Chúng tôi sẽ nói thêm về điều đó trong thời gian ngắn. Bây giờ, chúng ta hãy kiểm tra ngắn gọn cách thiết lập các tác vụ định kỳ.

Làm việc với các nhiệm vụ định kỳ

Tạo một nhiệm vụ định kỳ cũng giống như tạo một cuộc hẹn định kỳ hoặc cuộc họp định kỳ. Hộp thoại bạn thấy khi nhấp vào nút “Tái phát” có thể trông khá quen thuộc.

Vì vậy, đây là nhiệm vụ “nói về công việc” của chúng tôi, lặp lại hàng tuần vào thứ Tư, không có kết thúc. Cũng lưu ý rằng ngay cả khi bạn không hoàn thành nhiệm vụ vào thời điểm nhiệm vụ lặp lại, một tác vụ khác vẫn sẽ được tạo.

Bạn có thể ghi đè điều này bằng cách chọn tùy chọn “tạo lại nhiệm vụ mới”, tùy chọn này thay vì tự động lặp lại vào ngày x, sẽ không tạo lại nhiệm vụ cho đến khi nhiệm vụ hiện tại được đánh dấu là hoàn thành.

Giao nhiệm vụ cho người khác

Chúng tôi có “cuộc nói chuyện về công việc!” tất cả các nhiệm vụ đã được thiết lập, bây giờ chúng ta chỉ cần xử lý nó cho người khác! Nhấp vào nút “Gán nhiệm vụ” trong phần Quản lý tác vụ của ruy-băng.

Thao tác này sẽ mở tác vụ dưới dạng e-mail, sau đó bạn có thể gửi cho người khác. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ giao nhiệm vụ nói về công việc cho người khác, vì vậy chúng tôi sẽ gửi email cho họ.

LIÊN QUAN: Cách tạo và quản lý danh bạ trong Outlook 2013

Nếu bạn muốn nhập địa chỉ vào trường “Tới”, bạn có thể hoặc bạn có thể lấy tên may mắn từ sổ địa chỉ của mình. Bạn chưa thiết lập sổ địa chỉ? Đọc về cách tạo và quản lý danh bạ, bao gồm cách nhập danh bạ của bạn từ Gmail ngay vào Outlook.

Người nhận đó sẽ nhận được e-mail sau đó có tùy chọn “Chấp nhận” hoặc “Từ chối”. Chúng tôi không muốn làm sếp khó chịu, nên chúng tôi sẽ tiếp tục và nhận nhiệm vụ. Bên cạnh đó, nói về công việc không bao giờ là một ý kiến ​​tồi!

Cuối cùng, nếu quyền hạn muốn biết tiến độ (hoặc thiếu) trong nhiệm vụ hiện được giao của bạn. Bạn có thể gửi cho họ một báo cáo trạng thái.

Nhìn chung, người dùng Outlook tại nhà trung bình có nhiều khả năng sử dụng các công việc như một phương tiện để hoàn thành công việc vặt hoặc đánh dấu công việc ở nhà, nhưng sẽ rất hữu ích khi biết toàn bộ khả năng thực hiện công việc của bạn. Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang phần còn lại của dải băng Trang chủ và nói về những gì bạn có thể làm để quản lý tác vụ từ đó.

Quản lý công việc và sắp xếp theo chế độ xem

Trong tuần của bạn, một số nhiệm vụ sẽ được hoàn thành và một số thì không. Những cái bạn hoàn thành, bạn có thể đánh dấu là hoàn thành và quên nó đi. Nhưng những thứ mà bạn không nhận được sẽ cần phải được quản lý bằng cách nào đó hoặc bạn sẽ chỉ có một danh sách các nhiệm vụ không ngừng tăng lên.

Có một số cách để quản lý chúng. Hãy xem xét khu vực đó của Ribbon và sau đó chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa các công cụ này.

Nhấp vào nút “Xóa khỏi danh sách” sẽ đánh dấu là đã hoàn thành và xóa nó khỏi danh sách. Nếu Outlook gặp sự cố, chẳng hạn như nếu nhiệm vụ đang lặp lại hoặc nó chưa hoàn thành, nó sẽ hỏi bạn muốn làm gì với nó.

Bạn cũng có thể làm việc trực tiếp với các nhiệm vụ bạn thấy trong danh sách nhiệm vụ của mình. Kiểm tra ảnh chụp màn hình sau để biết thêm chi tiết. Bạn thấy rằng bạn có thể chỉ cần nhấp vào biểu tượng cờ để đánh dấu là hoàn thành hoặc bạn có thể nhấp chuột phải để xem các tùy chọn tiếp theo của mình.

Bạn có thể thấy ở đây trong ảnh chụp màn hình tiếp theo, rằng nhiệm vụ của chúng tôi “ngồi xem bóng đá với đôi chân của chúng tôi” sẽ được thực hiện vào ngày mai, nhưng chúng tôi cũng đã đánh dấu nó để theo dõi vào tuần tới. Về cơ bản, việc tạo một nhiệm vụ tiếp theo sẽ sao chép nó trong thời gian phù hợp nhất với bạn để có thể hoàn thành nó. Trong trường hợp này, chúng tôi có thể đánh dấu nhiệm vụ ngày mai là hoàn thành hoặc xóa nó, nhưng nhiệm vụ trùng lặp đó vẫn sẽ đến hạn vào tuần tới.

Lưu ý, bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ từ một trong năm khoảng thời gian đặt trước hoặc bạn có thể tạo một tiếp theo tùy chỉnh.

Cuối cùng, thay đổi chế độ xem của bạn có thể giúp vượt qua một khối lượng lớn các nhiệm vụ. Nếu nó không được hiển thị trên Ribbon, bạn có thể nhấp vào nút “Change View” và bạn sẽ thấy các tùy chọn này.

Đây là những gì một danh sách đơn giản có thể trông như thế nào. Chế độ xem không phân biệt trạng thái hoàn thành hoặc danh mục, hoặc bất kỳ điều gì khác. Nó chỉ trình bày tất cả các nhiệm vụ trong quá khứ, hiện tại và tương lai của bạn trong một chế độ xem đơn giản.

Mặt khác, nếu chúng ta sắp xếp chế độ xem của mình theo các nhiệm vụ đang hoạt động, chúng ta sẽ thấy mọi thứ bị thu hẹp rất nhiều đối với chúng ta.

Luôn nhớ thay đổi chế độ xem nhiệm vụ của bạn để bạn nhanh chóng sắp xếp hoặc ẩn chúng để đạt được năng suất tối đa tiềm năng!

Tùy chọn công việc

Cuối cùng, hãy tự làm quen hoặc làm quen lại với các tùy chọn nhiệm vụ. Các tùy chọn nhiệm vụ sẽ cho phép bạn thay đổi cài đặt và thay đổi hành vi và giao diện của chúng. Bạn có thể tiếp cận họ từ menu Tệp bằng cách nhấp vào “Tùy chọn -> Nhiệm vụ”.

Bạn có thể đặt các tùy chọn cho lời nhắc về công việc có ngày đến hạn, màu nhiệm vụ quá hạn và đã hoàn thành, giờ làm việc và các chỉnh sửa đơn giản khác. Vì vậy, bây giờ, nếu bạn muốn các nhiệm vụ quá hạn có màu xanh lam sáng hoặc bạn muốn lời nhắc mặc định vào cuối ngày thay vì bắt đầu, bạn có thể thực hiện các thay đổi tại đây.

Như bạn có thể nói, Outlook đang tự cho thấy mình là một ứng dụng rất hoàn hảo và chúng tôi thậm chí còn chưa nói về lịch và ghi chú! Chúng tôi hy vọng bạn có thể sử dụng Công việc để nâng cao kỹ năng tổ chức của mình một vài khía cạnh. Chúng thực sự dễ đặt và chỉ định, thật tuyệt khi có những lời nhắc đó và xem tất cả những thứ trong danh sách của bạn từ từ được đánh dấu.

Trong thời gian chờ đợi, chúng tôi muốn nhận được phản hồi từ bạn. Bạn có câu hỏi hoặc nhận xét muốn để lại với chúng tôi? Ghé vào diễn đàn thảo luận của chúng tôi và đuổi việc.

Tham khảo (HowToGeek)